collect.works ("השירות", "אנחנו") הוא פורטל לאיסוף מסמכים, המאפשר לרואי חשבון, עורכי דין ובעלי מקצוע נוספים לבקש ולקבל מסמכים מלקוחותיהם בצורה מאובטחת. אנו מטפלים במידע פיננסי רגיש, ומחויבים להגן עליו בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ולתקנותיו, לרבות תיקון 13 שנכנס לתוקף ביום 14 באוגוסט 2025.

מדיניות זו מסבירה אילו נתונים אנו אוספים, כיצד אנו משתמשים בהם, עם מי אנו חולקים אותם, וכיצד תוכלו לממש את זכויותיכם.

1. מי אנחנו ומעמדנו לפי החוק

השירות מופעל על ידי ‹שם הישות המשפטית, ח.פ. / מספר עוסק›. לכל שאלה בנושא פרטיות ניתן לפנות אלינו בכתובת privacy@collect.works.

החוק מבחין בין שני תפקידים, ומעמדנו משתנה בהתאם לסוג המידע:

• ביחס למידע על לקוחות הקצה (האנשים והעסקים שמהם הלקוח שלנו אוסף מסמכים) — בעל המקצוע (משרד רואי החשבון או עורכי הדין) הוא בעל השליטה במידע, ואנו פועלים כמחזיק בלבד, המעבד את המידע עבורו ולפי הנחיותיו.
• ביחס למידע על משתמשי המערכת (בעלי המקצוע ועובדיהם הנרשמים לשירות) — אנו בעל השליטה במידע זה.

ככל שאנו פועלים כמחזיק, אנו מעבדים את המידע בהתאם להנחיות בעל השליטה, להוראות הסכם ההתקשרות עמו (לרבות הסדרי עיבוד מידע) ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע).

2. אילו נתונים אנו אוספים

מידע על משתמשי השירות

• פרטי חשבון: שם מלא, כתובת דואר אלקטרוני ותמונת פרופיל (אם נמסרה).
• פרטי התחברות: סיסמה מוצפנת, או מזהה התחברות באמצעות חשבון Google או Microsoft.
• נתוני שימוש טכניים: כתובת IP וסוג הדפדפן, לצורכי אבטחת ההפעלות (sessions).

מידע על לקוחות הקצה

מידע זה מוזן על ידי בעל המקצוע ועל ידי לקוחותיו במהלך איסוף המסמכים, ועשוי לכלול:

• פרטי זיהוי והתקשרות: שם, מספר זהות או מספר חברה, דואר אלקטרוני, טלפון וכתובת.
• המסמכים שמועלים לשירות ותוכנם — לרבות מסמכים בעלי אופי פיננסי ומידע על מצבו הכלכלי של אדם. אנו מתייחסים למידע זה כאל מידע בעל רגישות מיוחדת, ומחילים עליו את רמת ההגנה המתאימה.

איננו אוספים מידע על לקוחות הקצה למטרותינו שלנו — אנו מחזיקים בו ומעבדים אותו אך ורק עבור בעל המקצוע שאסף אותו.

3. כיצד אנו משתמשים במידע ומהו הבסיס החוקי

אנו משתמשים במידע למטרות הבאות בלבד:

• אספקת השירות והפעלתו: ניהול בקשות לאיסוף מסמכים, קבלת קבצים, התראות ותזכורות.
• סיווג אוטומטי של מסמכים שהועלו, כדי להתאימם לפריט המבוקש (ראו סעיף ספקי משנה).
• אבטחת המידע ומניעת שימוש לרעה, לרבות סריקת קבצים לאיתור תוכנה זדונית.
• תמיכה, תחזוקה ושיפור של השירות.
• עמידה בחובות חוקיות החלות עלינו.

הבסיס החוקי לעיבוד הוא הסכמת נושא המידע, ביצוע ההתקשרות עם בעל המקצוע, והאינטרסים הלגיטימיים שלנו באבטחת השירות ובהפעלתו התקינה.

אין חובה חוקית למסור את המידע, אך מסירתו נדרשת לצורך קבלת השירות, ובלעדיו לא נוכל לספקו.

4. תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות וכיצד אנו עומדים בו

תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות הוא הרפורמה המקיפה ביותר בדיני הפרטיות בישראל מזה שני עשורים. הוא הרחיב את חובות בעל השליטה והמחזיק, חידד את זכויות נושאי המידע, והעניק לרשות להגנת הפרטיות סמכויות אכיפה ועיצומים כספיים. כך אנו עומדים בעיקרי התיקון:

• שקיפות ויידוע: מדיניות זו מפרטת אילו נתונים נאספים, לאילו מטרות, עם מי הם נחלקים, והיכן הם נשמרים — בהתאם לחובת השקיפות המורחבת.
• מידע בעל רגישות מיוחדת: התיקון קובע במפורש כי נתונים על מצב פיננסי ופעילות כלכלית הם מידע בעל רגישות מיוחדת. מאחר שהשירות מטפל במסמכים פיננסיים, אנו מחילים עליהם בקרות אבטחה מחמירות.
• זכויות נושא המידע: אנו מאפשרים מימוש של זכות העיון, התיקון והמחיקה כמפורט בסעיף 9.
• דיווח על אירועי אבטחה: קיים אצלנו נוהל לזיהוי, טיפול ודיווח על אירועי אבטחה חמורים לגורמים הרלוונטיים, לרבות לרשות להגנת הפרטיות ולבעל השליטה הנוגע בדבר, ככל שנדרש על פי דין.
• איש קשר לענייני פרטיות: מינינו איש קשר ייעודי לפניות בנושאי פרטיות והגנת מידע, בכתובת privacy@collect.works.

5. שיתוף מידע וספקי משנה

איננו מוכרים מידע אישי ואיננו עושים בו שימוש לפרסום. אנו נעזרים בספקי משנה מובילים לצורך הפעלת השירות בלבד:

• Amazon Web Services (AWS): אחסון נתונים, מסדי נתונים ומשלוח דואר אלקטרוני. הנתונים נשמרים באזור ישראל.
• Google Cloud (Vertex AI): סיווג אוטומטי של מסמכים שהועלו, לצורך התאמתם לפריט המבוקש. רכיב זה אופציונלי; המסמך נשלח לעיבוד זמני לצורך הסיווג בלבד ואינו משמש לאימון מודלים. עיבוד זה עשוי להתבצע בשרתי Google מחוץ לישראל, בכפוף לאמצעי הגנה הולמים ולהוראות הדין בדבר העברת מידע אל מחוץ לגבולות המדינה.
• monday.com: סנכרון פרטי לקוחות, אך ורק כאשר בעל המקצוע בחר להפעיל את חיבור monday.com בארגון שלו.

בנוסף, אנו עשויים למסור מידע אם נידרש לכך על פי דין, צו שיפוטי, או לצורך הגנה על זכויותינו ועל שלמות השירות.

6. היכן נשמר המידע

נתוני השירות, לרבות המסמכים ומסדי הנתונים, מאוחסנים (במנוחה) בתשתית ענן מאובטחת הממוקמת באזור ישראל. עם זאת, עיבוד טכני זמני — כגון סיווג מסמכים באמצעות בינה מלאכותית — עשוי להתבצע אצל ספקי המשנה המפורטים לעיל, לרבות מחוץ לישראל. בכל המקרים אנו פועלים להחלת רמת הגנה הולמת על המידע ובהתאם להוראות הדין בדבר העברת מידע אל מחוץ לגבולות המדינה.

7. אבטחת מידע

אנו מיישמים אמצעי אבטחה טכניים וארגוניים מקיפים, לרבות הצפנה, בידוד נתונים בין ארגונים, בקרת גישה וסריקת קבצים. תיאור מפורט יותר זמין בעמוד אבטחת מידע.

8. שמירת מידע ומחיקתו

אנו שומרים מידע למשך התקופה הנדרשת לאספקת השירות ולעמידה בחובות חוקיות:

• מסמכים ובקשות נשמרים כל עוד חשבון בעל המקצוע פעיל, או עד שיבקש את מחיקתם.
• קבצים שהועלו ולא שויכו לבקשה נמחקים אוטומטית לאחר כ-12 שעות.
• הזמנות שלא נוצלו ופג תוקפן נמחקות באופן שוטף.
• גיבויים נשמרים לתקופה מוגבלת לצורכי שחזור ורציפות עסקית.

עם סיום ההתקשרות, אנו מוחקים או מחזירים את המידע בהתאם להנחיות בעל השליטה ולחובות החוקיות החלות עלינו.

9. זכויותיכם

בכפוף לדין, עומדות לכם הזכויות הבאות ביחס למידע אודותיכם:

• עיון: לקבל מידע על הנתונים שאנו מחזיקים אודותיכם.
• תיקון: לבקש את תיקונם של נתונים שגויים, לא מדויקים או לא שלמים.
• מחיקה: הזכות לבקש את מחיקת המידע כאשר אינו נחוץ עוד למטרות שלשמן נאסף.

מאחר שביחס למידע על לקוחות הקצה אנו פועלים כמחזיק, נפנה בקשות מסוג זה לבעל המקצוע (בעל השליטה) ונסייע לו במימושן. לפניות ניתן ליצור קשר בכתובת privacy@collect.works.

10. עוגיות (Cookies)

אנו עושים שימוש בעוגיות חיוניות ותפקודיות בלבד, ההכרחיות לפעולת השירות. איננו משתמשים בעוגיות פרסום או במעקב צד שלישי.

• עוגיות הזדהות והפעלה: מאפשרות למשתמשי השירות להישאר מחוברים לחשבונם בצורה מאובטחת. עוגיות אלו מוגנות ומסומנות כ-httpOnly.
• עוגיית פתיחת בקשה: כאשר בקשה מוגנת בסיסמה, לאחר הזנת הסיסמה הנכונה אנו שומרים עוגיה חתומה ומאובטחת, כדי שלא יהיה צורך להזין את הסיסמה מחדש בכל גישה לאותה בקשה. תוקף העוגיה פג עם פקיעת תוקף ההזמנה.

11. קטינים

השירות אינו מיועד לשימוש ישיר על ידי קטינים, ואיננו אוספים ביודעין מידע מקטינים שלא באמצעות בעל המקצוע האחראי.

12. שינויים במדיניות

אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. שינויים מהותיים יפורסמו בעמוד זה לצד עדכון תאריך “עודכן לאחרונה”.

13. יצירת קשר

בכל שאלה או בקשה בנוגע למדיניות זו או למימוש זכויותיכם, ניתן לפנות אלינו בכתובת privacy@collect.works.